Funzionalità
di Ad Hoc Revolution

Un modulo dedicato permette di gestire tutte le registrazioni contabili, con o senza Iva, con aggiornamento in tempo reale delle partite/scadenze. Saranno elaborate sia le scritture obbligatorie per legge (Libro Giornale, Mastrini, Registri Iva, Liquidazioni Iva, Bilanci di verifica e civilistici, ecc.) sia quelle ausiliarie. È prevista la contabilizzazione automatica dei documenti attivi e passivi, delle distinte bancarie di incasso/pagamento (inclusa la chiusura anticipata dei clienti e l'apertura del conto effetti attivi), degli insoluti, degli acconti emessi e ricevuti, e delle movimentazioni legate ai cespiti ammortizzabili. 
Inoltre, è possibile elaborare estratti conto cliente e analizzare il cash flow preventivo. Di particolare interesse è la possibilità di generare automaticamente le scritture di assestamento di fine periodo o d'esercizio: ratei, risconti, fatture da emettere/ricevere, rimanenze finali e quote di ammortamento.

Tramite questa funzionalità è possibile generare automaticamente gli elenchi intrastat, in base ai documenti del ciclo attivo e passivo contabilizzati in primanota, mantenendo poi gli elenchi all'interno del gestionale o trasferendoli su supporto digitale. 

La procedura consente di generare il file da inviare all'Agenzia delle Entrate e di stampare sia il frontespizio cartaceo come da modello ministeriale che la stampa dell'etichetta per il supporto digitale.

La gestione delle ritenute d'acconto, completamente integrata con le altre funzioni della procedura, permette di assolvere agli obblighi di registrazione e documentazione delle ritenute operate dai sostituti d'imposta, la relativa certificazione e i versamenti periodici.

Il contenzioso permette di automatizzare la gestione dei mancati pagamenti e degli insoluti (effetti indicati in una distinta non pagati); vengono emessi i solleciti di pagamento con testi parametrici dipendenti dallo status della pratica e calcolati automaticamente interessi maturati e spese. 

Nel caso di insoluto, la procedura provvede alla riapertura della partita cliente generando la corrispondente registrazione contabile.

Il modulo dedicato ai cespiti ammortizzabili permette una gestione completa del ciclo di vita del bene, degli ammortamenti e dei registri dei cespiti. Oltre all'anagrafica identificativa di ogni cespite, è possibile associare in modo univoco e personalizzato le seguenti informazioni: il numero di matricola, il trattamento ai fini fiscali, civilistici e gestionali, ecc.

Permette di definire tutti i dati specifici di un conto corrente: calendario festività; dell'agenzia bancaria; periodo di liquidazione interessi attivi e passivi; spese tenuta conto; tassi creditori e debitori per data di validità, commissione di massimo scoperto, ecc.

Questo rende possibile gestire i conti correnti direttamente dal gestionale con tanto di stampa estratto conto, sia contabile che liquido (a scalare).

Nella Contabilità Analitica i costi e ricavi vengono classificati su voci di costo e ricavo che, a loro volta, vengono associate ai centri di costo/ricavo e commesse, con riferimento a periodi di analisi definibili in modo libero. 

I dati analitici possono essere legati alla contabilità generale, alle quote di ammortamento o direttamente ai documenti di acquisto e vendita. I centri di costo/ricavo indiretti possono essere ribaltati su quelli finali e sulle commesse mediante parametri di ripartizione definibili per periodo (drivers cost).

 Di questo modulo è peculiare la funzione che permette di analizzare gli scostamenti effettuati in un certo periodo rispetto a movimenti di analitica preventivi.

Grazie al modulo dedicato è possibile gestire:

• scritture contabili di assestamento;
• riclassificazione del bilancio;
• analisi per indici;
• confronto fra bilanci previsionali e consuntivi.

L'inserimento di budget previsionali permette di verificare la correttezza o l'eventuale scostamento delle ipotesi fatte all'inizio della gestione . Il modulo permette il controllo dei budget sia per commessa sia per Centro Costo/Ricavo.

Con il modulo "Magazzino" è possibile gestire contemporaneamente più magazzini fisici e/o logici. 

Gli articoli di magazzino e i servizi possono essere amministrati separatamente (anche utilizzando codici di ricerca alternativi, come i barcode), e sono sempre tenute sotto controllo le quantità esistenti, riservate (cioè quelle esistenti ma non disponibili), impegnate, ordinate ed eventuali articoli sottoscorta, soprascorta ed invenduti. 

È possibile stampare l'inventario e il giornale di magazzino e valorizzare il magazzino in base ai più diffusi criteri: LIFO, FIFO, costo medio ponderato, costo standard ecc. 

Di particolare rilievo la possibilità di generare automaticamente le rettifiche inventariali, per riconciliare l'inventario fisico con quello gestionale, anche con l'ausilio di lettori ottici.

Il modulo rappresenta uno strumento per creare criteri di elaborazioni e statistiche personalizzati secondo le proprie esigenze, in modo tale da poter controllare e riepilogare le movimentazioni di magazzino effettuate manualmente o attraverso i documenti emessi e ricevuti dall'azienda.

Il modulo "Magazzino Funzioni Avanzate" permette di ottenere una maggiore tracciabilità delle transazioni logistiche attraverso ulteriori differenziazioni dei movimenti di magazzino:

• Lotti, intesi come insiemi quantitativi di uno stesso articolo, resi omogenei dalla stessa partita di carico.
• Unità logistiche, utilizzate per il trasporto.
• Ubicazioni, ovvero sotto-parti di un magazzino.
• Matricole, che individuano in modo specifico un'unità dell'articolo.

Relativamente a tali dimensioni logistiche viene garantita sia la tracciabilità esterna (da chi è stato comprato cosa e a chi è stato venduto cosa), sia quella interna (cosa è stato utilizzato per la produzione di un certo articolo).

Il modulo “Magazzino Produzione” permette anche di gestire a sistema, e quindi perfettamente integrato con l’ERP aziendale, le distinte base, ovvero la composizione di ogni semilavorato o prodotto finito.

Per ognuno di questi sarà infatti possibile definire quali componenti sono necessari, in che quantità, con quali sfridi di lavorazione e la manodopera diretta necessaria alla lavorazione. Una gestione corretta delle distinte base, consente di 

• valorizzare economicamente ill semilavorato o il prodotto finito
• monitorare e controllare gli scarti di lavorazione
• ridurre l’errore umano in fase di prelievo dei componenti da magazzino e di lavorazione e assemblaggio degli stessi

Il modulo Offerte si propone di gestire le attività aziendali di vendita e di marketing rivolte alla redazione dei documenti di offerta e di promozione a clienti potenziali ed effettivi. Viene gestita una banca dati di nominativi e contatti (sincronizzabile con MS Outlook), per i quali è possibile seguire l'avanzamento di status da semplice "Potenziale", fino a "Prospect" e quindi "Cliente effettivo". 

Può essere monitorato l'intero ciclo di vita di un'opportunità, che può evolvere in un'offerta (tenendo traccia delle diverse versioni inviate al cliente) e, quindi, in un ordine, una volta confermata da parte del cliente. Possono essere gestiti diversi modelli di offerta, con i quali viene garantita la generazione automatica di un documento MS Word o OpenOffice.

Tra gli elementi che fanno parte del flusso documentale di Ad Hoc Revolution troviamo anche gli ordini clienti/fornitori, che è possibile gestire in maniera immediata e funzionale alla vostra attività. Inserendo nella giusta sequenza le causali ordini, il software permette di generare ordini da documenti di origine, per esempio le offerte inviate ai clienti, e di concluderli direttamente con una fattura o mediante altri strumenti come note di intervento, buoni di prelievo, o un D.D.T..

È possibile recuperare qualsiasi documento, leggerne la storia e scoprire quelli che lo precedono e lo seguono all'interno del flusso documentale utilizzando la funzione Tracciabilità Documenti. Sono disponibili diversi report e visualizzazioni che tengono monitorati il portafoglio ordini e la disponibilità nel tempo degli articoli e che danno indicazioni sulla possibilità di evadere gli ordini in essere in base alle risorse di magazzino.

I fatture proforma, i documenti di trasporto (D.D.T.), le fatture, le fatture differite e d'anticipo, le ricevute fiscali e le note di credito possono essere generati in modo automatico dai documenti di origine (ad es.: D.D.T. da ordini, fatture differite da D.D.T., ecc.). 

Per ciascun articolo/servizio è possibile impostare diversi listini prezzi (anche per scaglioni di quantità e per periodi promozionali) e tabelle sconti/maggiorazioni in base alla categoria di appartenenza del cliente e dell'articolo/servizio. L'applicativo permette di gestire il fido clienti: calcola l'esposizione di ogni debitore e consente di bloccare l'emissione dei documenti nel caso in cui il debito superi il fido precedentemente assegnato. 

È possibile realizzare report che permettano di tenere sotto controllo il magazzino e le vendite, ad esempio prospetti del venduto per cliente, categoria commerciale, zona, agente e modalità di pagamento.

Grazie al modulo "Vendite, è possibile gestire funzionalità di servizio al ciclo attivo come la gestione degli agenti con il calcolo delle provvigioni di agenti e capi area e i relativi adempimenti normativi (ENASARCO, FIRR).

Il ciclo acquisti è speculare rispetto al ciclo vendite, consentendo la gestione di tutti i documenti da/verso i vari fornitori dell'azienda: documenti di trasporto di ricevimento e reso, fatture passive e note di credito ricevute (contabilizzati in modo automatico) e fatture proforma, tutti configurabili in modo libero impostando le causali documento. 

Nel modulo Acquisti è compresa la potente funzionalità delle Proposte di Acquisto, che consente di generare automaticamente i riordini a fornitori sulla base dei fabbisogni nel tempo e delle scorte minime, utile sia per aziende commerciali sia di produzione.

Il modulo P.O.S. (Point of Sale) gestisce la problematica legata alle vendite di uno o più negozi, mediante l'integrazione dei registratori di cassa e/o dei lettori ottici in emulazione tastiera e con memoria. La vendita può essere chiusa con uno scontrino, una ricevuta fiscale, una fattura o un D.D.T. . La fattura può essere generata anche successivamente a fronte di uno o più scontrini. 

Viene garantita la gestione di diverse promozioni di vendita (relative a sconti, omaggi o punti), delle Fidelity Card (ad accumulo punti così come per quelle con importo prepagato) e dei Kit Commerciali. 

È, inoltre, possibile intestare le vendite a clienti privati (che non appaiano in Contabilità Generale) ai fini del rischio cliente e dell'analisi dei loro acquisti.